ゴルフが決定して担当者とのコンペの打ち合わせが終了したら、今度は参加者への告知が待っています。昔は往復はがきなどで案内を送っていましたが、会社の取引先向けなどのオフィシャルなコンペでなければ、メールやSNSなどでの案内が一般的になりました。

　でもアドレスが変わっている、SNSを見ていない、など連絡のつかないケースもよくあります。主要なメンバーには連絡のつく手段で、個別に知らせておくのが無難でしょう。

　幹事をやっていて一番困るのは、参加・不参加の連絡が来ないことです。いつまで経っても参加人数が確定しません。予約している組数を書いて申込は人数に達したら締切ること、申込みの締切り日を書いておくのが重要です。

　コンペの案内状で知らせるのは、以下のような項目が一般的ですが、目玉のコンペ景品の紹介、珍しい人の参加予定、初心者大歓迎、桜や紅葉がきれいですよ、など案内を見て行ってみたいなと思うような一言があると参加率も上がるかもしれません。

案内状に記載しておきたい事柄

・開催日時
・ゴルフ場、コース名
・集合時間、スタート時間
・プレーフィ、会食、会費
・集計方法、競技ルール
・景品の内容
・組数
・申込み締切日
・キャンセルの場合の期限、キャンセルフィの有無
・幹事の名前、連絡先

　案内を出して参加者が確定したら、今度は組み合わせを決めます。しかし、犬猿の二人を同組にするような地雷を踏まないように、事前に前回の幹事に気をつけることが無いか聞いておくのがいいでしょう。気の合うメンバーで回るのはもちろん楽しいですが、同組になったことで親睦を深めることもできるので、前回の組合せ表が残っていれば参考にしてみるのもいいでしょう。

幹事メンバーは先頭と最終組に配置

　先頭の組に幹事がいると、ティマーク（レギュラーティやフロントティ）を間違えたり、ドラコン・ニアピンの旗を置き忘れることがありません。また早めに上がって表彰式の準備などを進めることができます。最終組の幹事は、ドラコン・ニアピン旗の回収、遅刻などのトラブル対応などをすることができます。


各組の実力が平均的になるようにする

　上級者と初心者のバランスを考えて、進行が遅くならないように注意します。


女性参加者はなるべく後半の組に入れない

　女性はお風呂や着替えなど、男性よりもラウンド終了からパーティ出席まで時間がかかります。できれば真ん中よりも前半の組に入れるのがオススメです。


主賓は先頭または早めの組

　ゲストや偉い人は早目のスタートでゆっくりお風呂に入って、表彰式や会食までゆっくりしてもらいましょう。


遅刻しそうな人は後ろの組に

　遅刻常習犯を先頭に入れるとバタバタするので、予め後ろの組にしておきましょう。